Een aanvraag via Zenaba ontvangen is goed nieuws. Maar dan moet je die wel omzetten in een succesvolle afspraak. Te veel annuleringen of 'no-shows' (niet nagekomen afspraken) kunnen tijd, geld... en klanten kosten. Hier lees je hoe je je afspraken beheert als een pro, van het eerste contact tot na de behandeling.
1. Snel en duidelijk reageren
Zenaba geeft de voorkeur aan responsieve haarstylisten. Een ontvangen aanvraag moet snel worden geaccepteerd of geweigerd.
Tips:
- Activeer je e-mail- en sms-meldingen
- Reageer indien mogelijk binnen 3 uur
- Wees beleefd, duidelijk en direct in je berichten
"Voorbeeld: "Hallo, bedankt voor je aanvraag! Ik ben zaterdag om 14.00 uur beschikbaar. Wil je bevestigen?"
"
2. Geen afspraken maken zonder aanbetaling
Elke klant moet een aanbetaling van € 5 via Zenaba betalen voordat de afspraak wordt bevestigd. Deze aanbetaling beperkt last-minute annuleringen.
Belangrijk:
- Bevestig niet zonder aanbetaling
- Gebruik het platform voor alle communicatie
- Bij annulering wordt het tegoed gebruikt, maar niet verloren
Tip: stuur de klant een herinnering als je de betaling na 24 uur nog niet hebt ontvangen.
3. Je agenda blokkeren en informeren
Zodra de afspraak is bevestigd, blokkeer deze dan in je agenda. Denk er ook aan om 24 uur van tevoren een herinnering te sturen.
Voorbeeld van een eenvoudig bericht: "Hallo! Ik herinner je aan onze afspraak van morgen om 14.00 uur voor je lange vanilles. Zorg ervoor dat je haar schoon is."
4. Op de dag zelf: wees voorbereid en punctueel
- Wees op tijd (of waarschuw bij vertraging)
- Bereid al het materiaal de avond ervoor voor
- Begroet de klant met een glimlach, zelfs aan het einde van de dag
Een goede ervaring = een terugkerende klant + een aanbeveling
5. Wat te doen bij annulering?
Annuleringen komen voor, maar ze kunnen stressvrij worden afgehandeld.
Als het de klant is:
- Als de aanbetaling is gedaan, wordt deze behouden
- Wees begripvol, stel indien mogelijk een nieuwe datum voor
Als jij het bent:
- Informeer zo vroeg mogelijk
- Stel een duidelijk alternatief voor
6. Klantenbinding na de behandeling
Na de afspraak gaat het werk verder!
Te doen:
- Stuur een bedankbericht
- Nodig de klant uit om een recensie achter te laten
- Noteer wat wel of niet werkte om te verbeteren
"Voorbeeld: "Nogmaals bedankt voor je vertrouwen! Als je tevreden bent, laat dan gerust een recensie achter op Zenaba. Tot snel!"
"
Samenvattend
Je afspraken beheren op Zenaba, dat is:
- Responsief zijn
- Niet werken zonder aanbetaling
- Duidelijk communiceren voor en na
- Betrouwbaar, punctueel en voorbereid zijn
Een goede organisatie is de sleutel tot het opbouwen van een duurzame, rustige en winstgevende onderneming.
